Membuat Motivational Letter Untuk Semua Beasiswa dan Universitas

8 min readMar 21, 2021

Pengalaman bekerja sebagai proofreader bertahun-tahun dan sebagai alumni beasiswa Chevening membuat saya memahami sudut pandang dari kampus maupun beasiswa agar motivational letter memberikan kesan baik kepada kedua institusi tersebut. Saya akan share membuat Motivational letter/study plan yang dapat digunakan untuk semua beasiswa dan kampus. Hal ini didasari oleh pengalaman saya mendaftar 8 beasiswa dan diterima 3 beasiswa salah satunya adalah Chevening. Setiap beasiswa mempunyai karakteristik syarat dan ketentuan membuat motivational letters dengan berbagai format. Namun, ketika diteliti lebih lanjut, format tersebut tidaklah jauh berbeda yaitu mengandung unsur profesional background, choosing university and career plan.

Sebut saja beasiswa Stunned. Beasiswa ini mengharuskan pelamar beasiswa menulis 500 kata untuk :

The reason why you apply for the chosen program (Pemilihan Study)
Your professional goals and how you intend to apply your study to Indonesian development (Career Plan)
And, in general, what makes you the best candidate for this scholarship (Profesional background)

Ada 3 point utama yang harus dijabarkan dalam pemilihan study, career plan, dan profesional background. Sedangkan beasiswa seperti Chevening juga mempunyai syarat hampir mirip dengan stunned. Perbedaannya adalah dalam jumlah kata dan pertanyaan yang tidak muncul di dalam beasiswa stunned yaitu networking. Sehingga, beasiswa chevening mempunyai 4 pertanyaan terkait dengan motivational letter :

Leadership
Networking
Study in Uk
Career Plan

Jika kita melihat berbagai jenis beasiswa format tersebut tidaklah jauh berbeda. Maka dari itu, penulisan 3 essay tersebut (profesional background, choosing university and career plan) akan mempermudah teman-teman untuk menulis motivational letter diberbagai beasiswa dan kampus. Sehingga, ketika kita sudah mempunyai 3 essay tersebut, kita hanya perlu menyesuaikan dengan masing-masing format beasiswa dan kampus. Untuk itu, saya akan bahas secara mendalam mengenai pembuatan ke 3 jenis pertanyaan itu.

Professional Background

Dalam penulisan esai ini, kita diberikan kesempatan untuk menunjukan pengalaman yang menarik dalam hidup kita, terutama terkait dengan leadership dan kontribusi nyata dalam berbagai projek. Selain itu, ada beberapa point yang perlu diperhatikan untuk menulis Professional background antara lain :

Pilihlah pengalaman terbaru dan menarik (Dilarang menulis pengalaman SMP dan SMA!)

Saya menukan beberapa kasus orang yang sudah mempunyai pengalaman lebih dari 10 tahun masih menulis pengalaman jaman OSIS atau Pengalaman mengikuti kegiatan himpunan mahasiswa. Pengalaman ini tidak revelant melihat perjalanan karir sudah jauh sekali. Kita boleh menuliskan pengalaman himpunan/organisasi kampus jika masih baru lulus atau pengalaman 1–2 tahun setelah lulus kuliah. Kenapa tidak boleh?

Bayangkan saja setelah lulus kuliah selama 5 tahun, kita mempunyai banyak pengalaman di perusahaan baru. Apakah dalam 5 tahun itu, kita tidak ada hal ingin diceritakan? Kalau tidak, reviewer beasiswa/universitas akan menganggap kandidat adalah orang biasa yang tidak berkontribusi di perusahaan itu. Sehingga terpaksa mengambil pengalaman masih kuliah/sekolah sebagai pengalaman menarik. Untuk menghindari hal tersebut, pilih pengalaman terbaru yang membuat kalian berkontribusi dalam perusahaan/organisasi.

Kalian bisa menggunakan metode STAR (Situation, Task, Action and Results) bila belum terbiasa menulis pengalaman pribadi.

Ceritakan pengalaman secara detail (Jangan menulis General!)

Contoh : saya telah membantu perusahaan menaikan penjualan, Dengan apa? Kenapa perlu dilakukan? Kenapa harus kamu? Apa yang dilakukan? Kalian harus menjelaskan apa yang kalian lakukan diperusahaan tersebut untuk menaikan penjualan.

Contoh : “Dengan metode digital marketing melalui instagram feed, saya menaikkan penjualan sebesar 30% dalam waktu 1 tahun. Kenaikan Penjualan ini mendapatkan penghargaan dari perusahaan atas kinerja yang telah dilakukan

Fokus pada pengalaman pribadi, tidak usah bikin intro dan quote terlalu panjang
Ceritakan alasan yang mendasari untuk melakukan projek/bekerja diperusahaan tertentu (tidak disarankan menceritakan “Sejak kecil sudah punya passion”)

Point diatas seharusnya dapat memberikan gambaran kepada teman-teman terkait penulisan professional background. Intinya adalah pemilihan pengalaman yang menarik dan penyampaian secara detail.

Choosing University

Penulisan pemilihan kampus mungkin terlihat mudah, namun kesalahan utama para pelamar beasiswa adalah hanya melihat jurusan melalui website saja dan menulis kembali ke essay. Cara copy-paste-paraphrase seperti di website Warwick University dibawah ini terbukti tidak membuat pemilihan menjadi lebih bijak. Kebanyakan teman-teman mendaftar di kampus ini hanya melihat halaman depan, menuliskan mata kuliah yang ingin diambil serta program unggulan yang masuk kedalam Master course tersebut.

Agar dapat memberikan penjelasan yang detail dan memunculkan urgenitas untuk kuliah kembali, teman-teman bisa melakukan riset seperti :

Apakah jurusan tersebut dapat menyelesaikan masalah dalam pekerjaan kedepannya?
Apakah program utama kampus itu dapat memberikan peluang magang di perusahaan multinational?
Apakah dosennya mempunyai ilmu yang dicari?
Apakah organisasi di dalam kampus tersebut bisa memberikan peluang yang menarik?
Kenapa background sosial mengambil jurusan entrepreneur (jurusan tidak linier)?
Bagaimana kuliah S2/S3 dapat membantu kita dalam meraih career plan yang akan ditulis?
Kenapa harus kuliah di negara tersebut?

pertanyaan diatas harusnya dapat membantu teman-teman untuk menggali lebih dalam tentang pemilihan kampus dan jurusan yang dipilih. Alasan tersebut harusnya mempunyai cerita yang berkesinambungan dengan profesional background dan career plan sehingga membentuk cerita yang menarik

Career Plan

Penulisan career plan juga memerlukan perhatian yang extra. lembaga beasiswa atau universitas pada dasarnya suka dengan kandidat yang mempunyai goal ambisius namun realistis. Bila anda masih baru lulus kuliah mempunyai keinginan menjadi presiden, impian itu tergolong ambisius namun tidak realistis. Apakah ada kasus seperti itu? cukup banyak.Beberapa kasus yang bekerja di bidang energi selama 2 tahun, mempunyai cita-cita mempunyai bisnis di bidang renewable energy, impian ini juga tidak realistis. Kenapa bisa begitu pertanyaan ini akan bisa membantu teman-teman untuk menganalisa lebih dalam

Apakah pelamar tersebut mempunyai pengalaman bisnis?
Apakah pernah memegang uang untuk proyek geothermal energy sebesar 1 T?
Bagaimana cara mendapatkan modal 1 T tersebut?
Energy apa yang ingin dibangun?
Siapa yang akan percaya investasi ke anda?
Apakah sudah ada regulasi yang mendukung?

Saya sebagai orang yang berbisnis dapat mengatakan, orang dengan pengalaman 2 tahun diperusahaan, 99% tidak akan bisa membangun bisnis dibidang renewable energy. Lembaga beasiswa dan universitas pun juga akan berpandangan sama. Lebih baik ceritakan program/langkah-langkah yang nyata dan dapat dipertanggung jawabkan seperti membuat program effisiensi biaya dengan cara metode tertentu setelah pulang dari kuliah, dan sebagainya.

Dari kasus diatas kita dapat menyimpulkan bahwa penulisan career plan antara lain :

Berikan Goal yang tinggi tapi realistis sesuai background
Ceritakan program atau kebijakan yang ingin dilaksanakan dengan keilmuan/relasi hasil kuliah S2/S3 yang baru.
Ceritakan langkah-langkah yang jelas untuk implementasi program tersebut.
JANGAN membuat kalimat general seperti : saya akan memperbaiki instansi ini dengan meningkatkan SDM. Buatlah langkah yang jelas seperti, program lansia produktif, UKM go digital dll. Effisiensi biaya dengan metode tertentu.
Buatlah rancangan short term dan long term goal (tidak harus linier, tapi linier akan membuat cerita lebih mudah.
Long term goal menjadi pengusaha/konsultan harus dijelaskan dengan narasi yang bagus. Kedua pekerjaan itu bukan pekerjaan yang mudah, tidak boleh menjadi keranjang sampah . Kalian perlu menjelaskan client/customernya hingga menjadi bisnis yang sustain.
Sesuaikan semua cerita jadi 1 (background, choosing university dan career plan)
CATATAN KHUSUS : Hindari menulis PhD dalam penulisan career plan tanpa dasar yang jelas

Khusus teman-teman yang mengambil beasiswa S2 saya sarankan tidak menulis PhD sebagai short term/long term career. Pada dasarnya PhD bukan sebuah tujuan untuk berkontribusi secara langsung, namun PhD hanya sebuah media saja. Sedangkan dalam point career plan, kita perlu memberikan gambaran dengan jelas apa yang kita lakukan setelah selesai kuliah. Dalam beberapa beasiswa, mereka sudah memberikan warning terhadap PhD sebagai career plan salah satunya adalah beasiswa Chevening.

Hal yang tidak boleh dilakukan secara umum

PLEASE NOTE!

DILARANG NYONTEK essay yang ada di website, blog, dkk (Hanya untuk referensi boleh). Beberapa kasus yang pernah saya temui sebagai proofreader adalah menemukan essay yang menyontek di blog orang lain (plagiat)
Banyak memuji instansi dibandingkan penulis(Fokus pada kemampuan diri sendiri bukan kelompok atau instansi)
Background hingga career plan tidak sinkron sama sekali
Tidak melibatkan penyelenggara beasiswa dalam rancangan karir
Tidak menjawab pertanyaan yang ada di motivational letter

Integerating Motivational Letter

Langkah terakhir dalam pembuatan motivational letters/study plan adalah mengintergerasikan tema/topik agar menjadi cerita yang menarik.

Saya akan memberikan kasus Essay Chevening yang mengantarkan saya lolos beasiswa tersebut. Dalam penulisan background, saya menonjolkan pengalaman tentang bisnis, pengalaman sosial dan networking ke beberapa profesional dan UKM. Sedangkan Chosing university, saya memberikan penekanan bahwa kampus Leeds university mempunya program dimana 10.000 alumni Leeds berada di bisnis sekala mikro hingga menengah. Dari sini saya bisa menjelaskan bagaimana hubungan pengalaman dengan kampus yang dituju serta kerjasama yang ingin dibuat antara UK dan indonesia.

Sehingga Career plan yang dibuat seperti meneruskan bisnis sosial hingga export dan import. konsep background hingga career plan dalam kasus essay ini sangat berkesinambungan sehingga, reviewer dengan mudah menangkap pesaran yang kita tulis.

Selain kasus diatas, saya mempunyai 1 kasus lagi teman saya yang juga lolos beasiswa dan melanjutkan studi nya di UK. Background teman saya adalah dokter yang mempunyai pengalaman kerja di dunia startup dan klinik. Selain itu, kontribusi nyata melalui program kesehatan sosial juga menjadi highligh essay tersebut.

Ketika melanjutkan ke UK, teman saya tidak mengambil hal yang berkaitan dengan kedokteran melainkan mengambil jurusan bisnis. Kasus ini bisa kita katakan tidak linier dengan jurusan sebelumnya. Namun, alasan sistem kesetahan di UK bagus dan industri kesehatan di kampus maupun profesional menjadi daya tarik untuk melanjutkan kuliah di UK. Apalagi kampus yang dituju bekerjsama dengan NHS (National Health Services).

Dalam penulisan career plan sehingga sangat jelas bahwa teman saya berfokus pada pengembangan industri kesehatan jalur swasta. Selain itu kerjasama dengan UK dan indonesia dibidang kesehatan menjadi point penting karena UK mempunyai concern dalam global health. teman saya mempunyai akses ke pemerintah maupun ke pengusaha, alasan tersebut menjadi realistis karena background yang kuat untuk mewujudkannya.

Kesimpulan

Penulisan Motivational letter sebenarnya tidaklah sulit. Kita bisa memulai menulis profesional/academic backgroud, choosing university hingga career plan. Setelah mempunyai draft ketiga pertanyaan tersebut, kalian bisa melanjutkan dengan menyesuaikan format masing-masing kampus atau beasiswa.

Setalah mempunyai Motivational yang sudah selesai, Kalian bisa meminta tolong kepada teman untuk melakukan proofreading atau membayar jasa proofreading secara profesional. Sehinga, motivational letter yang kita buat akan lebih akurat dan pesan yang ingin kita bangun tersampaikan dengan bagus kepada institusi beasiswa maupun perguruan tinggi. Pola seperti ini membutuhkan waktu yang berbeda beda setiap orangnya. Saya sendiri membutuhkan hingga 4x proofreading sebelum apply beasiswa Chevening. Jadi tidak perlu membandingkan kinerja kita dengan orang lain, yang terpenting motivational letter yang dibuat sudah sesuai ekspetasi.